سمسون

راهنمای جامع بازخورد مدیریتی موثر تکنیکهای سازنده برای افزایش عملکرد تیم, بسیاری از ما در مسیر حرفهای و حتی یادگیری، از دریافت بازخورد میترسیم. ریشه این ترس معمولاً در نگرانی از آشکار شدن ضعفها و نقصهای احتمالی جستجو میشود. با این حال، زندگی اجتماعی و کاری بدون تبادل نظر و بازخورد امکانپذیر نیست.

چالش اصلی زمانی پیش میآید که مدیران موظف به ارایه بازخورد مدیریتی هستند، زیرا این بازخورد برای بهبود عملکرد کارکنان حیاتی است. اگرچه هیچ مدیری قصد ناراحت کردن تیم خود را ندارد، اما کنترل واکنشها — از دفاعی شدن یا گریه تا پرسش یا پذیرش — در دست مدیر نیست.

ه باشد، میتوان از اثربخشی آن اطمینان حاصل کرد.

برای ارائه بازخوردی صادقانه و بیطرف، مراعات نکات زیر پیشنهاد میشود نیت مثبت و حمایتکننده خود را در آغاز بیان کنید. انتظارات و بازخورد خود را به زبان شفاف و صریح ابراز نمایید. تأثیرات و پیامدهای رفتار مورد نظر را تشریح کنید. بر نقاط قوت و تواناییهای فرد تمرکز کنید. قدمهای عملی و قابل اجرا برای بهبود پیشنهاد دهید.

تصورات کلیشهای مدیران درباره بازخورد و واقعیتها اکثریت مدیران با ذهنیتهای قالبی و پیشفرضهای نادرست روبرو هستند که مانع از ارایه بازخورد در موقعیت میشوند.

سه تصور رایج و نادرست در میان مدیران عبارتند از فرآیند ارایه بازخورد طولانی، خستهکننده و پیچیده است. بازخورد باید از ابتدا کامل، بینقص و قطعی باشد. ارائه بازخورد لزوماً منجر به سوءتفاهم و تنش میشود.

در ادامه، این تصورات را بررسی و راهکارهای رفع آنها را ارائه میدهیم تصور اول مکالمه بازخورد همیشه طولانی و خستهکننده است تصور کنید با همکاری رابطه مهنی خوبی دارید که به نظرات شما اهمیت میدهد و پیشینۀ پذیرش بازخورد بدون حالت تدافعی و اعمال تغییرات را دارد. در این شرایط، نیازی به گفتگوهای ماراثونی نیست و میتوانید بهراحتی و کوتاه بازخورد دهید.

اگرچه همه افراد به همان راحتی بازخورد را نمیپذیرند، اما پیشفرض اینکه هر جلسه بازخوردی طولانی و پیچیده است نادرست است. با رعایت تکنیکهای ساده در حین گفتگو، میتوان جلسهای مختصر، کاربردی و اثربخش داشت. تصور دوم بازخورد باید از ابتدا کامل و بینقص باشد بازخورد مدیریتی ترکیبی از مشاهدات عینی و دیدگاههای شخصی است. زاویه دید کارمند ممکن است با مدیر متفاوت باشد؛ بنابراین بازخورد اولیه لزوماً کامل یا دقیق نیست.

به همین دلیل، بازخورد نباید یکطرفه و قطعی تلقی شود. یک گفتگوی دوطرفه به مدیر اجازه میدهد تا اطلاعات بیشتری کسب کند، عکسالعمل کارمند را بشنود و در صورت لزوم بازخورد خود را اصلاح یا تکمیل نماید. این رویکرد اگرچه ممکن است جلسه ۳۰ دقیقهای را طولانیتر کند، اما تضمین میکند که نتیجه نهایی برای هر دو طرف دقیقتر و سازندهتر است.

تصور سوم بازخورد حتماً باعث سوءتفاهم و ناراحتی میشود دغدغه بسیاری از مدیران، ترس از غمگین یا خشمگین کردن کارکنان است. این اضطراب باعث تأخیر یا امتناع از ارایه بازخورد مستقیم و بهموقع میشود. در نتیجه، کارکنان از نقاط قوت، حوزههای بهبود، انتظارات و راههای رسیدن به آنها بیخبر میمانند.

اگرچه کنترل کامل بر واکنش طرف مقابل (که به شخصیت، شرایط روحی، پیشینه فرهنگی و عوامل زیادی بستگی دارد) امکانپذیر نیست، اما مدیر میتواند با دقت در نحوه ارایه، بازخورد را به ابزاری سودمند و سازنده تبدیل کند. بازخورد سازنده انتخاب استراتژیک مدیران موفق هرگاه تصمیم به ارایه بازخورد مدیریتی میگیرید، باید بدانید که این فرآیند ممکن است فراتر از یک مکالمه ساده زمانبر باشد، چرا که بازخورد یک موضوع پیچیده و چندوجهی است.

بهویژه در مواردی که اطمینان از درک متقابل وجود ندارد یا خود مدیر نیاز به شنیدن عمیقتر دارد. در محیطهای حرفهای، اختلاف نظر در حین باز طبیعی است. با کنار گذاشتن ترسها و تصورات غلط، و با تمرکز بر نقاط قوت همراه با پیشنهادهای عملی، بازخورد سازنده به رشد فردی و تیمی یاری میرساند. رویکردی باز، صادقانه و حمایتی، بستر محیطی مثبت میسازد که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و پیشرفت را دارد. منبع HBR